Arpías multiplica por 27 las llamadas atendidas con el mismo equipo gracias a GuruSup

Quién es Arpías

• Sector. Estética y belleza: estudios de manicura y nail art.

• Canales. WhatsApp, teléfono, Instagram, email y chat web.

• Agenda. Las citas viven en Square, y la IA reserva, cambia y cancela directamente en ella.

El reto: un equipo de estudio desbordado por las consultas digitales

• Equipo desbordado con consultas digitales. Las trabajadoras de estudio dedicaban demasiado tiempo a responder WhatsApp e Instagram en lugar de atender a las clientas presenciales.

• Respuestas lentas fuera de horario. Las consultas de noche y fin de semana se quedaban sin responder hasta el día siguiente, perdiendo citas potenciales.

• Herramienta anterior insuficiente. Con Intercom, el coste era elevado y la funcionalidad de IA no estaba disponible en su plan, limitando la automatización.

La solución con GuruSup

Arpías conecta con GuruSup sus canales y sus sistemas de citas y ventas. El agente IA para clínicas estéticas responde, consulta la agenda y ejecuta la gestión; lo que necesita a una persona pasa al equipo con el contexto puesto.

• Agente IA para citas y consultas. Implementamos un agente de IA que responde automáticamente sobre disponibilidad de citas, servicios de manicura y nail art, horarios y ubicación de los estudios.

• Automatización multicanal. El agente opera en WhatsApp, Instagram DM y el chat web, unificando la atención en una sola plataforma.

• Integración con Square y Shoppi. Conexión con los sistemas de gestión de citas y ventas para ofrecer información en tiempo real sobre disponibilidad y productos.

El primer verano sin cerrar el teléfono

Las llamadas pasaron de 55 en junio a 1.465 en agosto, 27 veces más. Hasta ahora, en verano Arpías tenía que cerrar el teléfono; este año la IA descuelga siempre.

• 1.465 llamadas en agosto. Frente a 55 en junio: ×27 en dos meses, sin que nadie del equipo tenga que estar pendiente del teléfono.

• 2 de cada 3 llamadas, resueltas de principio a fin. La IA las cierra sin pasarlas a una persona.

• El teléfono, siempre abierto. Es el primer verano en que Arpías no ha tenido que dejar de coger llamadas.

Casi el triple de volumen con el mismo equipo de 2 personas

En agosto hubo unas 3.250 conversaciones entre WhatsApp, teléfono, Instagram y email, con unas 2.800 clientas distintas en un solo mes. Es casi el triple que en mayo y lo atiende el mismo equipo de soporte de 2 personas, mientras Arpías abre Valencia, Bilbao y Málaga sin ampliarlo.

• ~3.250 conversaciones en agosto. Repartidas entre WhatsApp, teléfono, Instagram y email.

• ~2.800 clientas distintas en un mes. Cada una atendida en el canal por el que escribió o llamó.

• Crecer sin ampliar soporte. Nuevos estudios en Valencia, Bilbao y Málaga con el mismo equipo de 2 personas.

Citas que se reservan, cambian y cancelan sin tocar la agenda

La IA trabaja directamente sobre la agenda de Square: reserva, mueve y anula citas, y avisa al estudio cuando una clienta va a llegar tarde.

• ~1.150 citas reservadas por la IA en julio y agosto. Directamente en la agenda de Square, sin pasar por el equipo.

• Cerca de 700 citas cambiadas o canceladas al mes. En verano, sin que nadie toque la agenda.

• ~390 avisos de «llego tarde» al mes. La IA los pasa al estudio al momento, sin llamadas de por medio.

Respuesta en segundos, también en domingo

1 de cada 5 conversaciones empieza fuera de horario o en domingo. Antes esperaban al día siguiente; ahora la IA contesta en el momento.

• 35-40 segundos frente a 35 minutos. Es lo que tarda la IA en contestar un WhatsApp; una persona tarda de mediana unos 35 minutos.

• El 90 % de los WhatsApp, contestados por la IA. En julio, casi 9 de cada 10 mensajes.

• El 88 % de las conversaciones del domingo, resueltas solas. De principio a fin, sin nadie del equipo conectado.

Más allá de la atención al cliente: candidaturas para RRHH

Por los mismos canales llegan también personas que quieren trabajar en Arpías. La IA de atención al cliente las identifica y las reenvía a RRHH, para que no se pierdan entre las consultas de citas.

• 50-75 candidaturas al mes. Filtradas y reenviadas a RRHH sin que soporte tenga que hacerlo a mano.