Contexto

Waynabox, la plataforma de viajes sorpresa, gestiona miles de consultas de clientes viajeros que quieren resolver dudas sobre sus reservas sin arruinar el misterio del destino. Con alrededor de 5,000 mensajes al mes a través de Gmail y WhatsApp, y soporte en varios idiomas, adoptaron GuruSup para automatizar preguntas frecuentes, gestionar acciones de reserva y mantener el control total sobre la información revelada a los viajeros.

Problema

Preguntas frecuentes multilingües
Las preguntas repetidas sobre políticas, condiciones, cambios y documentación en varios idiomas sobrecargaban al equipo.

Viajes sorpresa: nunca revelar el destino
Los agentes necesitaban acceso a los datos de las reservas pero debían garantizar que ni humanos ni asistentes revelaran el destino.

Gestión operativa de reservas

• Comprobaciones del estado de la reserva

• Extensiones o modificaciones ejecutadas directamente en la base de datos

• Reenvíos de confirmación rápidos y sin errores

Escalado de un equipo multilingüe
Operar en inglés, alemán, francés, italiano, portugués y más requería un personal multilingüe difícil de escalar.

Expansión gradual en países y canales
Nuevos mercados significaban nuevos idiomas, matices legales y configuración adicional.

Solución con GuruSup

1. Asistentes específicos por idioma y canal
Waynabox despliega asistentes en 6 combinaciones de idioma-canal.
Cada asistente entiende y responde en el idioma del cliente, mientras el equipo activa nuevos mercados gradualmente con calidad consistente.

2. Acceso a la base de datos en tiempo real (SQL)
Los agentes de GuruSup se conectan directamente a través de SQL a la base de datos de reservas, lo que permite:

• Consultas de datos de viajeros y viajes

• Verificación de pagos y estado

• Extensiones o modificaciones de reservas

Reglas estrictas evitan la exposición de campos sensibles como el destino sorpresa.

3. Reglas de negocio: nunca revelar el destino
Los asistentes pueden leer el destino internamente para operar, pero nunca mencionarlo, ni por error ni a través de traducciones. El misterio se preserva siempre.

4. Automatización de casos recurrentes
GuruSup automatiza:

• Preguntas frecuentes multilingües sobre el viaje sorpresa, condiciones, cambios y plazos

• Estado de la reserva, fechas, información del viajero, extras añadidos

• Extensiones de reservas mediante ejecuciones SQL

• Reenvíos de confirmación a través de correo electrónico o el canal apropiado

Las alertas de Slack mantienen al equipo informado sobre acciones automatizadas relevantes.

5. Manejo inteligente del lenguaje
GuruSup actúa como una capa de traducción operativa:

• Los clientes escriben en su idioma

• El asistente responde en ese idioma

• El equipo interno lee todo en su propio idioma nativo

Esto elimina la necesidad de un gran personal multilingüe y prioriza la experiencia empresarial.

6. Implementación iterativa en países
Gracias a la configuración modular, Waynabox puede comenzar con un idioma y canal y luego expandirse gradualmente sin costos adicionales de configuración, reutilizando flujos, reglas y lógica.

Resultados

• Alta precisión y consistencia, incluso en operaciones sensibles como cambios o extensiones.

• Reducción significativa en la carga de trabajo del equipo al eliminar preguntas frecuentes repetitivas.

• Menos dependencia de perfiles multilingües difíciles de contratar.

• Una experiencia consistente y de alta calidad en todos los países, preservando completamente el elemento sorpresa.

Waynabox resume el impacto en una frase:

“Respondería mejor de lo que yo lo haría.”