Contexto

Aston Rentals opera un portafolio de alojamientos turísticos en Bilbao. Sus operaciones diarias dependen de gestionar con precisión las llegadas de los huéspedes, coordinar los check-ins y check-outs, validar identidades y depósitos, y proporcionar asistencia como servicios de conserjería o reservas de traslados. El equipo necesitaba mantener una comunicación continua con los viajeros a través de diferentes zonas horarias y con necesidades variadas.

El volumen de tareas manuales era alto:

• Confirmaciones y cambios de reservas y estancias

• Coordinación de horarios de llegada y salida

• Instrucciones de acceso, llaves y normas de la casa

• Verificación de identidad y depósito

• Solicitudes frecuentes de conserjería (recomendaciones, servicios)

• Arreglos de traslados con proveedores externos

Estas tareas generaban llamadas de última hora, constantes interrupciones y un riesgo de errores de coordinación, impactando en las calificaciones de OTA y en el tiempo operativo del equipo.

Solución con GS

GS despliega agentes de IA enfocados en la hospitalidad integrados con el PMS y el sistema de check-in digital. Estos agentes:

• Automatizan confirmaciones, cambios de reservas, coordinación de llegadas y salidas, instrucciones de acceso y verificación de identidad y depósito

• Ejecutan acciones inmediatas: comparten códigos de acceso, envían instrucciones de entrada, validan documentos, ajustan horarios y gestionan solicitudes estándar de conserjería

• Organizan traslados con el proveedor correspondiente, confirmando recogida, dirección y hora

• Escalan solo los casos que involucran daños, incidentes graves o sobrecargas

Los huéspedes reciben una experiencia fluida y coherente sin abrumar al equipo.

Lo que dice el cliente

“Los check-ins ya no interrumpen al equipo. Los huéspedes reciben todo a tiempo y sin confusión, y ganamos horas de capacidad operativa cada semana.”